Prosedur dan cara penulisan surat resmi di IDIA Prenduan

Jumat, 22 Oktober 2010
بسم الله الرحمب الرحيم
Prosedur Penulisan Surat di IDIA Prenduan
A. Kertas
• Menggunakan kertas F4 (Legal), kecuali surat hantaran proposal (Letter/Kwarto)
• Margins:
Kop Cetak di kertas : Atas : 5.5 cm; Bawah : 3.5 cm; Kiri: 2cm; Kanan: 2cm
Kop Buatan : Atas : 1cm; Bawah: 3.5; Kiri: 2 cm; Kanan: 2 cm
• Spasi single (1); untuk pengetikan menggunakan microsoft word 2007 page layout spacing after paragraph dirubah ke 0pt (seting asal 10pt)
• Font : Arial, Times New Roman, Book Antiqua, Bookman Old Style, Garamond, Calibri, dll,; Ukuran 12
بسم الله الرحمب الرحيم
Prosedur Penulisan Surat di IDIA Prenduan
A. Kertas
• Menggunakan kertas F4 (Legal), kecuali surat hantaran proposal (Letter/Kwarto)
• Margins:
Kop Cetak di kertas : Atas : 5.5 cm; Bawah : 3.5 cm; Kiri: 2cm; Kanan: 2cm
Kop Buatan : Atas : 1cm; Bawah: 3.5; Kiri: 2 cm; Kanan: 2 cm
• Spasi single (1); untuk pengetikan menggunakan microsoft word 2007 page layout spacing after paragraph dirubah ke 0pt (seting asal 10pt)
• Font : Arial, Times New Roman, Book Antiqua, Bookman Old Style, Garamond, Calibri, dll,; Ukuran 12
B. Kop
1. Harus diawali dengan lafadz bismillah.
2. Mencantumkan nama Bagian (Organisasi) dan Lembaga
3. Untuk Kepanitiaan khusus harus mencantumkan nama kegiatan dan tahun
4. Diberi logo (jika ada)
C. Komposisi Surat
1. Nomor Surat (tiga angka)
2. Lampiran
3. Perihal/hal
4. Tanggal dikeluarkan
5. Tujuan/alamat
6. Salam pembuka
7. Pembukaan
8. Isi
9. Penutup
10. Salam penutup
11. Stampel (Organisasi/Kepanitiaan)
12. Pengirim (Jabatan, Nama, dan tanda tangan)
13. Tembusan jika ada
D. Tanda Tangan
1. Surat internal
a. Sekretaris
b. Ketua panitia
c. Ketua Bagian/Organisasi
d. Penanggung Jawab
2. Surat Eksternal
a. Sekretaris
b. Ketua
c. Penanggung Jawab
d. Konsultan
e. Pimpinan IDIA (Rektor/Purek/Dekan)
3. Urutan tanda tangan
Jabatan yang lebih rendah berada di sebelah kanan.
Untuk memudahkan pengaturan posisi gunakan tabel dan hilangkan garisnya.
Contoh:
Ketua, Sekretaris,


Aris Kurniawan Aris Kurniaz




Rektor IDIA Prenduan Purek III
Bagian Kemahasiswaan,




KH. Maktum Jauhari, MA KH. Drs. Syaifurrahman Nawawi

4. Penulisan tanggal
Gunakan nama desa, bukan lembaga atau daerah.
Contoh : Prenduan, 18 Oktober 2010 (benar)
Al-Amien, 18 Oktober 2010 (salah)
Sumenep, 18 Oktober 2010 (salah)


Nomor Surat
Contoh ;Surat dari organisasi Nomor : 001/BEM.IDIA/B.4/X/2010
Surat dari panitia; Nomor : 001/Pan.GIA/BEM.IDIA/B.2/X/2010
Keterangan
• 001 : Nomor Surat yang dikeluarkan
• Pan.GIA : Nama panitia
• BEM.IDIA : Nama Organisasi dan nama lembaga
• B. : Kode yang mengeluarkan surat
• 4 : Perihal surat
• X : Bulan dikeluarkan surat menggunakan romawi
• 2010 : Tahun dikeluarkan surat

Nama Organisasi
• BEM.IDIA : Badan Eksekutif Mahasiswa
• UKMFT.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Fakultas Tarbiyah
• UKMFD.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Fakultas Dakwah
• UKMFU.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Fakultas Ushuluddin
• UKMP.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Perpustakaan
• UKMTR.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Roda
• UKMTM.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Mapensa
• UKMKSR.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Korp Sukarela
• UKMK.BEM.IDIA : Unit Kegiatan Mahasiswa Koperasi
• DKPM.BEM.IDIA : Dewan Koordinator Pers Mahasiswa

Yang mengeluarkan surat
• Presma/ketua : A
• Sekretaris : B
• Bendahara : C
• Mendagri : D
• Menlu : E
• Mendikris : F
• Mensyarda : G
• Menkora : H
• Menkamtib : I
• Mendikba : J

Perihal Surat
1. Keterangan
2. Keputusan
3. Pemberitahuan
4. Permohonan
5. Perjanjian
6. Peminjaman
7. Balasan
8. Ucapan terimakasih
9. Pengantar
10. Rekomendasi
11. Mandate
12. Undangan
13. Teguran
14. Pengesahan
15. Hantaran
16. Lain lain

0 komentar:

Poskan Komentar